Termine forse migliore di “Stakeholder Engagement”, come emerge da questa riflessione su un tema chiave per il progettare contemporaneo
di MAURO DI PRETE | Direttore Tecnico Istituto IRIDE
Affrontando il tema dello Stakeholder Engagement mi sono posto il quesito (forse anche per un mio “poco amore” per la lingua inglese) se vi fosse un modo diverso per definire il fenomeno magari con parole più proprie della nostra amata lingua di storiche origini, pur se ben poco diffusa nel XXI Secolo. Da qui il quesito del titolo. Per darmi una risposta sono andato a scomodare le definizioni (vedi box sotto).
Sembra quindi di poter affermare che il cosiddetto Stakeholder Engagement altro non è che il coinvolgimento dei portatori di interesse durante le attività che consentono di dar vita ad un’iniziativa qualunque essa sia, mentre la Progettazione Partecipata caratterizza un punto di riferimento per l’ascolto, il dialogo e il coinvolgimento dei portatori di interesse all’interno dei processi progettuali. Sarei quindi dell’avviso che d’ora in poi mi piacerebbe che si parlasse di Progettazione Partecipata per lo meno nel nostro settore dell’ingegneria per le infrastrutture, a condizione però che non si trascuri il tema della rendicontazione, ovvero di come il progetto si tramuta in realtà e viene utilizzato (gestito) e come tutto ciò è considerato, archiviato e comunicato.
La Progettazione Partecipata è quindi un processo che tende a far interagire il progettista con il destinatario dell’iniziativa, allo scopo di creare un interscambio di idee e un momento di confronto tra le esigenze delle diverse parti del processo. La progettazione è “partecipata” quando viene sviluppata non dai soli progettisti, bensì dalla collaborazione unitaria tra tutti gli attori interessati, gli esperti e i soggetti ai quali essa è indirizzata. La partecipazione, dunque, indica una modalità attiva e socialmente visibile di contributo alla progettazione da parte di coloro che sono destinati a diventare utenti, sotto vari aspetti, del progetto.
Dialogo e ruoli
Vi devono essere ovviamente delle attenzioni da porre: da un lato l’esperto non deve sentirsi depauperato di una prerogativa di cui si sente “proprietario”, ma dall’altro il portatore di interessi non deve avere la presunzione di “sentirsi” progettista. Vi sono delle scelte che possono essere fatte insieme ma delle altre che, basate su conoscenze tecniche, devono rimanere a esclusivo appannaggio del progettista. Quest’ultimo deve sapere che da questo dialogo può guadagnare una maggiore conoscenza che è peculiare di chi vive il territorio nel quale l’iniziativa vuole essere sviluppata e deve dedicarsi a comunicare le proprie idee e le scelte che ritiene opportuno eseguire in modo efficace.
Oggi non sono moltissimi in Italia gli esempi di Progettazione Partecipata. Se da un lato diverse aziende applicano i principi sottesi per lo sviluppo di alcune iniziative, le stesse non sempre lo evidenziano e i risultati, quasi mai, sono resi elementi “visibili”. Un vero peccato, tanto che sono dell’avviso che sarebbe il caso di introdurre obbligatoriamente un nuovo documento di progetto: il “Documento della condivisione”.
La scelta di iniziare un tale percorso non deve essere necessariamente legata al fatto che in tal modo si può “agevolare” l’iniziativa già al suo nascere. In realtà, infatti, pur se appare una visione un po’ semplicistica probabilmente invece è quella che più “invoglia” le aziende che si approcciano ovvero decidono di intraprendere il percorso di coinvolgimento dei portatori di interesse. Infatti, i primi beneficiari dell’iniziativa sono proprio i responsabili dell’iniziativa stessa ivi inclusi i progettisti che possono usufruire di un patrimonio di conoscenze e indicazioni che i soggetti coinvolti possiedono.
È ovvio che detto confronto deve essere serio e corretto e non improntato nella logica, spesso presente in queste tipologie di attività, della contrapposizione e non della collaborazione, in cui il fine ultimo è l’interesse di parte. Una progettazione deve essere un percorso ampio e completo e quindi il momento del coinvolgimento e i modi per farlo non devono essere casuali o legati a momenti specifici, ma devono essere “pensati”, previsti, delineati e attuati secondo regole predefinite e volutamente indicate così da poter dar conto almeno dei seguenti passi base: definire gli obiettivi del confronto, delineare il percorso che si intende seguire, gestirlo e operare un continuo controllo e monitoraggio sia degli obiettivi iniziali, sia delle strategie poste alla base dell’iniziativa.
Il fattore “coinvolgimento”
In questa logica è fondamentale dedicare la giusta attenzione alle figure e alle istituzioni da coinvolgere. Molte volte nel passato si è assistito ad una selezione “di parte”, ovvero un coinvolgimento e un’interlocuzione con alcuni attori che già si conosce essere “a favore” dell’iniziativa evitando scrupolosamente i soggetti “scomodi”. È evidente un “nascondersi dietro al dito” perché poi vi sono molte occasioni in cui questi ultimi entrano nel percorso e, anche un po’ infastiditi, hanno certamente modo di dire la loro. Quindi a tutti i livelli, sia in riferimento agli Enti istituzionali sia alle associazioni o ai cittadini, è certamente necessario preparare un’analisi dettagliata e completa dei soggetti da coinvolgere. Semmai quello che può essere utile è creare una consequenzialità e un ordine per costruire una logica di lavoro non solo per l’ascolto, quanto, in primis, per l’elaborazione delle risultanze dei confronti.
E qui diventa importante la costruzione del percorso di coinvolgimento che è senza dubbio il momento fondamentale perché presuppone che vi siano le idee chiare e una struttura, ovvero un gruppo di professionisti, ben consci delle attività da fare e che siano in grado di comprendere le esigenze da porre sul tavolo, da dove si parte, dove si vuole andare e come lo si vuole fare.
Importante è anche l’individuazione di un gruppo di lavoro che sia in grado di gestire internamente alla Società-Ente promotore le modifiche e la rispondenza tra le indicazioni presentate e le esigenze formulate, tenendo ovviamente conto in contemporanea della efficacia delle stesse e la loro fattibilità intesa anche come costi complessivi connessi alle soluzioni che derivano dalle indicazioni formulate.
Quest’ultimo aspetto dovrà essere esaminato e valutato però in termini di vita dell’iniziativa: magari più oneroso all’inizio ma, ad esempio, con dei vantaggi gestionali. E quindi conveniente.
Relazione di condivisione
E qui una riflessione centrale: chi si occupa e come trasferisce al (o, meglio, nel) progetto le indicazioni e le risultanze del confronto e del dibattito? Si sta parlando di un processo di partecipazione da associare a un progetto di un’opera sostenibile per cui l’elemento centrale è proprio il progetto che definisce “l’oggetto” e poi ne consente la realizzazione e la successiva gestione. Va definito e verificato che l’azione di coinvolgimento sia realmente acquisita e venga a far parte integrale dell’iter progettuale. Le risultanze del processo partecipato devono trovare riscontro evidente nel progetto.
Vi sono evidentemente molti modi per far questo e ognuno di questi è certamente valido ed efficace ma ciò che è essenziale è che il percorso di partecipazione sia realmente un percorso “circolare” e non un senso unico dove c’è chi espone, chi parla e pensa di dettare le proprie idee ma non vi è un momento di sintesi e di evoluzione condivisa.
Questo processo dovrebbe entrare a pieno titolo nella documentazione di progetto (da Codice degli Appalti) con una relazione puntuale di aggiornamento e adeguamento del progetto a seguito del processo di condivisione e non demandare ciò a un documento o a un capitolo della relazione generale di progetto che, come noto, è sempre particolarmente orientata all’esame degli aspetti tecnici e dà per scontato tutto ciò che è alla base o che ha originato le scelte di elaborazione ed indirizzo della soluzione che si propone. Si propone quindi l’introduzione nella documentazione di progetto, almeno a livello di PFTE, di una Relazione di Condivisione.
Questa deve essere la risultanza dell’intero processo e deve, nello specifico, fornire indicazioni di come e quali azioni sono state svolte in coerenza con le indicazioni acquisite e, nel caso di non recepimento, esporre in modo chiaro ed esaustivo le ragioni delle scelte eseguite. Deve inoltre introdurre un sistema di controllo e monitoraggio.
Ultima considerazione (per il momento, perché il tema, anche in relazione e integrazione con quanto maturato nel contesto dei confronti sul Dibattito Pubblico – questione da tenere separata da quella della Progettazione Partecipata – è davvero fertile quanto a spunti di sviluppo): riteniamo importante trasferire queste attenzioni e logiche progettuali anche nella progettazione ordinaria, ovvero non soltanto nei grandi progetti dove l’intero processo è preso in carico da strutture che rappresentano l’eccellenza della progettualità in Italia (un solo esempio tra gli altri: RFI-Italferr), ma anche nelle miriadi di altri progetti che ci troviamo quotidianamente a sviluppare, nell’ambito dei quali le attenzioni alla “partecipazione” necessariamente sono inferiori ma i cui risultati devono essere comunque frutto di una progettazione realmente sostenibile.
Definizioni
Lo Stakeholder Engagement è un’attività sistemica che coinvolge gli interlocutori chiave di un’organizzazione su tematiche rilevanti.
Gli Stakeholder, in italiano “portatori d’interesse”, giocano un ruolo importante nella definizione del futuro dell’azienda. Sono in grado di determinare il successo di un progetto fornendo supporto, informazioni e risorse preziose sia dall’interno sia dall’esterno dell’organizzazione.
La Progettazione Partecipata è una forma di progettazione che implica l’associazione e l’unione di più punti di vista al fine di creare la migliore soluzione possibile in termini di piani, progetti e strategie, indispensabile quindi è che essa faccia interagire differenti capacità, competenze ed esperienze. (Dott Jeff Bishop – City planner del BDOR Limited di Bristol UK)
La Progettazione Partecipata è un metodo di costruzione delle decisioni con il coinvolgimento degli utenti. (Arch. Mauro Giusti – Esperto di progettazione partecipata)
Per Progettazione Partecipata si intende l’elaborazione di progetti con il coinvolgimento paritario di utenti o attori, attraverso spazi e momenti di elaborazione, con i referenti tecnici e/o amministrativi delle Amministrazioni pubbliche. (Glossario sviluppo sostenibile e Agenda 21 Comune Firenze)
Participatory Design o progettazione partecipativa (conosciuto una volta come cooperative design, progettazione cooperativa o co-design) è un approccio di progettazione che tenta di coinvolgere attivamente tutti i portatori di interesse/stakeholder (impiegati, partner, clienti, cittadini, utenti finali) nel processo di progettazione col fine di contribuire a garantire che il prodotto incontri i loro bisogni e che sia usabile.
